L’épidémie de Covid 19 bouleverse le monde que nous connaissons. En effet, depuis plusieurs semaines nous avons tous appris à vivre dans l’incertitude : une partie de ce qui avait un sens hier n’en a plus aujourd’hui et ce qui a un sens aujourd’hui n’en aura probablement plus demain.

Face à ces changements soudains et spectaculaires, de nombreuses organisations ont su faire preuve d’agilité et de résilience en s’organisant dans l’urgence pour pouvoir poursuivre leur activité et en autorisant massivement le télétravail auprès de ses salariés.

Si jusqu’à présent, il s’agissait la plupart du temps d’un choix, cette entrée “contrainte” dans le télétravail a parfois été source d’incompréhensions et de difficultés : perte de repères, manque d’une véritable culture collaborative, absence d’équipements dédiés, des horaires inadaptés aux nouvelles contraintes…

Il me semble intéressant de partager avec vous la façon dont ce changement s’est déroulé chez Deepki. Comment sommes-nous passés du travail en présentiel dans nos locaux du 25 boulevard de Strasbourg à une collaboration à distance pour une centaine de nos collaborateurs ? Comment avons nous continué à mettre en action l’intelligence collective au sein de nos équipes ? Une fois encore ce sont les principes évoqués au sein du Manifeste Agile qui ont guidé notre réflexion afin, dans un premier temps, de favoriser les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils pour mieux pouvoir par la suite s’adapter au changement plutôt que suivre aveuglément l’exécution d’un plan. C’est ce que je vous propose de voir ensemble dans les lignes qui suivent.

Aux individus et leurs interactions plutôt qu’aux processus et aux outils : sur-communication et communauté de travail

Lorsque l’on est soudain obligé de travailler depuis son domicile et de collaborer à distance la stabilité au sein de notre organisation nous permet de conserver un sentiment de confiance, de sécurité et d’optimisme. C’est pourquoi, chez Deepki, nous avons maintenu l’ensemble des rituels qui viennent rythmer le quotidien de nos équipes.

C’est le cas de nos daily meeting. Chaque matin, tous les membres d’une équipe se retrouvent pendant 15 minutes pour évoquer les difficultés rencontrées et organiser le travail de la journée. Cette rencontre se fait en visio, caméra éteinte sauf pour se dire bonjour et au revoir (chez Deepki on économise notre bande passante ;) )

Les entretiens individuels organisés toutes les 2 semaines ont également permis de maintenir le contact même à distance. Ce moment privilégié est l’occasion, pour chaque collaborateur, d’échanger avec son manager, de partager son quotidien (parfois difficile), de relayer les difficultés auprès de l’équipe des ressources humaines et d’envisager des solutions communes.

À travers ces points de rencontre réguliers les équipes ont su récréer un espace de travail commun virtuel. Les repères physiques (burndown chart, tableau blanc, kanban…) ont été remplacés par des échanges écrits ou de nouveaux outils. La pause café se fait désormais par écran interposé tandis que l’on partage ses meilleurs clichés de confinement sur le Slack.

Cette stabilité organisationnelle nous a laissé le temps et l’espace nécessaire à la réflexion pour pouvoir faire évoluer notre façon de travailler, ajuster nos processus et s’améliorer collectivement.

À l’adaptation au changement plutôt qu’à l’exécution d’un plan : nouvelles réflexions et amélioration continue

Des nouvelles réflexions sur comment travailler à distance plutôt que les outils

Le constat de départ est assez simple : tout est différent ! Nous ne sommes plus dans le même lieu pour travailler et potentiellement nous ne travaillons pas au même moment. En effet, certains de nos collaborateurs ont des impératifs liés à leur vie familiale et doivent s’organiser sur des plages horaires qui ne correspondent pas nécessairement à celles d’une journée de bureau traditionnelle. Ce changement majeur nous oblige à questionner encore et encore notre façon de travailler.

Très vite on se rend compte de l’impossibilité de faire comme avant. Un atelier avec 15 personnes en visioconférence peut vite devenir un enfer, une connexion internet aléatoire lors d’un daily meeting fait exploser notre limite de temps, un point conception sans pouvoir faire de schémas pour expliciter les propositions techniques perd une partie de l’équipe… Quels changements introduire pour tendre vers un travail collaboratif de plus en plus asynchrone ? Comment permettre à l’information et aux idées de circuler entre nous et de perdurer dans le temps ? Finalement, comment voulons-nous travailler ensemble à distance ?

Une (sur)communication à l’écrit pour faciliter l’alignement au sein et entre les équipes

Afin de rendre toutes les informations accessibles à tout le monde à tout moment il est indispensable de maximiser les échanges écrits. Les équipes techniques collaborent déjà régulièrement sur gitlab en écrivant du code à plusieurs mains. Aucune ligne de code ne part en production sans être relue, commentée, améliorée par un autre développeur. Nous utilisons également le wiki pour centraliser les comptes rendus de l’ensemble de nos réunions tandis que les échanges plus informels se font sur un outil de chat. Fort de ces processus déjà en place nous avons également souhaité pousser la réflexion pour permettre à l’ensemble des deepkies de travailler de façon asynchrone.

Vers une communication de plus en plus asynchrone

Communiquer de manière asynchrone permet de travailler à plusieurs sur un même sujet dans des temporalités différentes. Cette communication requestionne nos processus lorsque l’on est à distance.

Reprenons l’exemple des ateliers. Difficile de reproduire à distance la dynamique collective et les échanges qui émergent lorsque l’on réunit 10 personnes autour d’une table. Plutôt que de reproduire ce même modèle à distance pourquoi ne pas prendre le temps de faire émerger les idées de chaque participant et de les récolter par écrit au sein d’un espace collaboratif ? On plante une graine et on laisse pousser. Chacun est libre de contribuer pendant un temps donné. Cela facilite la participation de non francophones mais aussi des personnalités plus introverties. Ce n’est pas forcément celui ou celle qui parle le mieux ou le plus vite qui monopolise les débats. On ouvre le champ des talents et des idées. Seule la restitution se fait de manière collective et on ne débat que des points qui ne font pas consensus. La réponse en temps réel n’est pas forcément la meilleure et la préparation d’une réponse bien conçue permet bien souvent d’obtenir de meilleurs résultats.

La même réflexion s’applique aux retrospectives qui permettent aux équipes de mettre en place un processus d’amélioration continue. Trop souvent nous sommes pressés par le temps, et la réflexion nécessaire pour identifier des actions se fait dans la précipitation. Pourquoi ne pas laisser le temps aux équipes de faire leurs retours sur ce qui s’est passé ces derniers jours pour pouvoir se saisir de cette matière pour construire de façon asynchrone un vrai plan d’action ?

Enfin, on peut se demander ce qu’il reste du lien social et de la communauté ? Il me semble important de le réintroduire sous une autre forme de façon à le partager pas seulement avec nos anciens voisins de bureau mais également avec l’ensemble des deepkies présents en Espagne, en Italie et chez eux ! Partageons nos idées de lecture, ce que nous avons fait le weekend…

Faire la même chose qu’avant donc mais différemment ! Il me semble inutile de copier/coller ce qui fonctionnait en présentiel mais bien d’adopter une nouvelle façon de collaborer.

Bienvenue dans le monde d’après

Bien sûr ces remarques ne concernent qu’une partie des organisations. Certains ce sont également vu imposer le télétravail et ont du faire le grand saut sans préparation, sans culture, sans processus. Dans ces cas là, le risque existe de ne voir le télétravail que comme une contrainte supplémentaire et non comme une opportunité de travailler différemment voire mieux.

Le télétravail ne se décrète pas il se cultive ! Chez Deepki nous avons posé les germes et le travail en confinement nous as permi de pousser notre réflexion sur la façon dont nous voulons travailler. C’est parce que nous avons su stabiliser nos équipes et nos processus que nous avons pu être agile sans que ce changement soit vécu comme une violence par nos collaborateurs. Finalement, être capable de s’adapter à des circonstances exceptionnelles est-ce que ce n’est pas la véritable agilité ?